Olen kysynyt eri toimijoilta, mitä avainhallinta tarkoittaa heille. Alla on kooste mielestäni parhaimmista vastauksista. Huonoista en nyt edes halua kertoa, ehkä myöhemmin. Tässä kuitenkin rusinoita pullapitkosta 🙂
Asukas
Minulle asukkaana on tärkeää tietää, että huoneistooni ja asunto-osakeyhtiöni yleisiin tiloihin pääsevät vai ne henkilöt, joilla on sinne oikeus ja asiaa kulkea.
Tiedän, että huoneistooni sopii oman avaimeni lisäksi yleisavain ja kiinteistönhoitoyhtiön edustaja tai isännöitsijä käyttää sitä vain erityisestä syystä. Yleisavain on myös turvanani silloin, kun olen unohtanut avaimen kotiin. Huoltoyhtiön edustaja tarkistaa talonkirjasta huoneistossa asuvat henkilöt ja päästää tarpeen mukaan huoneistoon. Jos talonkirjassa ei ole tietoa asuntoon pyrkivästä, ei huoneistoon ole lupaa päästää kyseistä henkilöä.
Kiinteistön käyttäjä, kuten yrittäjä tai työntekijä
Työpaikkani sijaitsee liikekiinteistössä, jossa on useita käyttäjiä. Kaikilla yrityksillä on omat tilat ja niiden lisäksi käytössämme on kiinteistön yhteisiä tiloja. Hyvä avainhallinta ja tarkoituksenmukaiset kulkualuemääritykset varmistavat, että työskentely ja toimiminen on vaivatonta ja turvallista. Automaattiset ohjaukset huolehtivat, että esimerkiksi yhteistilojen kulkuovet menevät lukkoon virka-ajan ulkopuolella, minkä jälkeen kulkeminen tapahtuu vain avaimilla. Kiinteistön edustaja varmistaa, että kiinteistössä toimivilla yrityksillä on tarvittava määrä avaimia, sekä toteuttaa muutokset mm. muuttojen yhteydessä.
Kiinteistönhoito ja siivous
Kiinteistönhoitajana ja siivoojana minulla on usein vastuullani useiden kohteiden avaimia. Tiedostan hyvän avainhallinnan käytännöt ja huolehdin avaimista tarkasti.
Yrityksessäni on käytössä toimintatavat, joilla minimoidaan avainhallintaan liittyviä riskejä. Tällaisesta esimerkkinä on avainten kuljettaminen mukana. Yksittäisellä työntekijällä on työvuoronsa aikana mahdollisimman vähän kohteiden avaimia mukanaan.
Avaimia säilytetään määräysten mukaisesti ja avaimet noudetaan säilytyspisteestä käyttöön vain tarpeen mukaan. Avaimet ovat aina kiinnitettynä niiden haltijaan, eikä niitä viedä koskaan työvuoron päätteeksi kotiin, ellei siellä ole niitä varten asiallista säilytyspaikkaa.
Vartiointiliike
Vartiointiliikkeenä meillä on säilytyksessä runsaasti asiakkaiden avaimia. Avaimia käytetään kohdekierroksilla sekä hälytystehtävissä. Hyvällä avainhallinnalla varmistamme, että päivystäjällä on aina käytössään ja turvallisesti saatavilla kulloinkin tarvittavat avaimet.
Raportoimme asiakkaille säännöllisesti vartiointisopimuksen mukaiset tapahtumailmoitukset, sekä mm. avaimien käytön. Asiakkaan tulee tietää, mitä tarkoitusta varten hänen kohteidensa avaimia on käytetty ja mitä tiloissa on tehty. Tyypillinen avaimen käyttötilanne on normaaleihin rutiineihin kuuluva tarkistus, mutta satunnaisesti myös vaikkapa oven avaaminen. Näissä tapauksissa kulkuoikeuden varmistaminen tulee tehdä huolellisesti.
Yksittäisen henkilön oikeutta kohteessa kulkemiseen voi olla joskus hankala selvittää. Tällaisissa tilanteissa tavoitellaan yleensä asiakkaan turvallisuusvastaavaa, joka tapauksen kuvauksen perusteella tekee päätöksen, miten toimitaan. Erityisesti yrityskohteissa kulkuluvan varmistaminen on usein haastavaa.
Lukkoliike
Meille lukkoliikkeenä avainhallinta on moniselitteinen asia. Tuotamme aktiivisesti avainhallintapalvelua, jossa vastaamme asiakaskohteen koko avainkirjanpidosta: luovutuksista, palautuksista ja määräaikaisten avainlainojen seurannasta. Kuitenkin suurin osa lukkoliikkeistä tekee käytännössä vain avainhallintaan liittyvää tavaratoimitusta, kuten lisäavaintilauksia ja sarjanmuutostöitä. Näissä työtehtävissä avainluovutukset ja toimitukset kuuluvat toimitusprosessiin, mutta tehtävät eivät vielä ole varsinaista avainhallintaa.
Näkisin, että tulevaisuudessa lukkoliike on yhä suuremmassa palveluntuottajan roolissa – myös sellaisissa avainhallinnan tapahtumissa, joissa ei varsinaisesti ole tuotetilausta. Valvotaan esimerkiksi vaikkapa avainvaihtoja asukkaiden kesken. Tällaisissa tapauksissa avainhallintapalvelun sisällön tarkennus on todella tärkeää.
Isännöitsijä
Isännöitsijänä olen viime kädessä vastuussa kohteiden avainhallinnasta. Hyvin usein sisällytän avainhallinnan tuottamisen johonkin toiseen palvelusopimukseen, kuten kiinteistönhoidon tai lukkoliiketoimintojen oheen.
Vertaillessani eri vaihtoehtoja pyrin huomioimaan, mikä toimija tuottaa palvelua laadukkaimmin ja on kohteen käyttäjille kaikkein käytännöllisin. Asukkaat arvostavat sitä, kun heidän ei tarvitse avaintoimintojen vuoksi asioida syrjässä sijaitsevassa avaintoimipisteessä, tai että lisäavainten kustannukset eivät ole heille kohtuuttoman suuria. Yrityksemme auditoi säännöllisesti avainhallintapalvelun tuottajat ja valvomme erityisesti, että turvallisuusohjeistukset on huomioitu käytännössä.
Kiinteistön ulkopuoliset toimijat, kuten teleyhtiöiden asentajat
Teleliikenneasentajana työtehtäviini kuuluu asiointi useiden eri kiinteistöjen teletiloissa. Kun avainhallinta on kunnossa, minulla on joustavasti käytössäni reittiavain, jonka saan haltuuni omalla avaimellani kohteen avainsäiliöstä. Tällainen avainsäilö – kansankielellä putkilukko – sijaitsee kiinteistön julkisivussa. Suoritettuani työtehtävän, palautan avaimen säilöön. Kun kiinteistön kulkureitti ja suojaus teletilaan on suunniteltu asianmukaisesti, on teletilan valvonta tarvittavalla tasolla. Suomessa on käytössä teleyhtiöiden yhdessä sopima KTL1e-järjestelmä, jonka tarkoitus on taata teletilojen suojaus asianmukaisella tavalla.
Vastaa
Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.