Totesin taannoin, ettei avainten käsittelyssä minua yllätä enää mikään. Nyt on kuitenkin peruttava puheeni, koska… Vanha sanonta “Virheistä oppii” on valitettavan totta myös turvallisuuspuutteisiin liittyen.
Voi kuinka toivoisinkaan ihmisten ottavan opikseen jo ennen turvallisuusasioiden kuviteellisten worst case scenarioiden luomista – saati niiden toteutumista!
Puhujanlahjoilla avaimet käteen
”Hei, tulin hakemaan As. Oy X:n yleisavainta. Olen sopinut isännöitsijän kanssa käyväni katselmuksessa kohteessa kameravalvonnan osalta. Saisinko myös kohteen pohjakuvat, kiitos!” Rapinaa, näpyttelyjä, ehkä puhelu… ”Tässä, ole hyvä. Saisinko vielä allekirjoituksesi?”
Joskus minulle on luovutettu avaimet työturvallisuuskorttiani vilauttamalla. Nohevimmat asiakaspalvelijat ovat huomauttaneet työturvallisuuskorttini olevan tilanteessa kelvoton, koska siinä ei ole omaa kuvaani. Seuraavaksi olen kaivanut esille yritykseni henkilökortin tai Valttikortin, jotka ovat toimineet kirjaimellisina avaimet käteen -ratkaisuina. Vaikka sähköisiä ja huomattavasti turvallisempia järjestelmiä olisi jo käytettävissä, allekirjoitukseni avaimista olen laittanut kerta toisensa jälkeen jonkun vanhan vihkon kulmaan. Homma on sitä myöten selvä. Helppoa kuin mikä!
Näinhän sen kuuluu mennäkin – vai kuuluuko sittenkään?
Olen useamman kerran saanut taloyhtiön yleisavaimen ilman virallista henkilöllisyystodistustani. Yrityksen henkilökortti, Valttikortti tai työturvallisuuskortti kun eivät sellaisia ole, vaikka ne huolestuttavan helposti läpi menevätkin. Olen kuitannut avaimia Iines Ankkana, Milla Magiana ja Matti Nykäsenä. Allekirjoitukseni on vastaanotettu vihkovanhuksen väliin mukisematta ja mikä pelottavinta, katsettakaan niihin suomatta. Olen ilmestynyt hakemaan avaimia kaikenlaisiin vaatteisiin aina jakkupuvusta pyöräilyasuun pukeutuneena. Havaintojeni perusteella helpoiten avaimet ovat tipahtaneet käteeni maalaria esittäessäni.
Valitettava tosiasia on se, ettei roolivaatteisiin verhoutuminen, parin maalitahran sipaisu sekä itsevarma esiintyminen ole vaikeaa myöskään epärehellisin aikein liikkeellä olevalle.
Jollain kierolla tavalla pidän erityisesti avainpalvelutilanteiden seuraamisesta eri kiinteistötoimistoissa ja huoltoyhtiöissä. Konkreettiset tilanteet ovat aidointa opetusmateriaalia. Olen todistanut useasti, miten esimerkiksi urakoitsijat kyykyttävät asiakaspalvelun kiinteistösihteereitä kiirehtimään ja vastaavasti valittavat, jos heiltä kysellään liian tarkkoja tietoja. Kiire ei ole syy oikaista tässäkään asiassa.
Avainhallinnan laatu tulee mitata
Valvokaa hyvät isännöitsijät, kiinteistöpäälliköt ja kiinteistöjen omistajat, miten omaisuuttanne käsitellään. Sopikaa selkeistä pelisäännöistä myös avainhallinnan osalta ja seuratkaa, että niitä noudatetaan. Varmistakaa, että palveluntuottajanne ylläpitävät avaimen arvoa.
Hyvä testi on pyytää kohteen vahvoista avaimista raportti, josta on käytävä ilmi ainakin seuraavat tiedot yleisavaimista ja/tai laajoin kulkuoikeuksin varustetuista kulkutunnisteista:
- kuinka monta niitä on olemassa?
- kenellä ne ovat hallussa? Vaadi aina sekä yrityksen että henkilön nimi!
- milloin ne on annettu?
- milloin avainlaina päättyy?
Kuinka selkeässä muodossa ja ripeästi saatte raportin, on jo hyvä avainhallinnan mittari.
Suosittelen tekemään tarkistuksia omaan ja palveluntuottajien toimintaan erityisesti sovittujen palvelusisältöjen osalta. Saatat huomata, että avainhallintaa on avattu tarkemmin huolestuttavan harvoin! Lue siitä lisää lisää aiemmasta kirjoituksestani.
Jos tarvitset ammattilaista avuksesi, KeyCon auttaa.