Milloin ja miten avainhallintaan pitää kiinnittää huomiota?

Kuljetpa kotiin, toimistolle, kauppaan, tai autoon, avaimet kulkevat mukanasi hiljaisen tyytyväisinä. Huomaat avaimet vain, kun saat niiden myötä pääsyn uuteen paikkaan, käytät niitä oven avaamiseen tai kun ne eivät olekaan siellä, minne luulit ne jättäneesi. Avainten sijaan huomaamme avainhallintaan liittyviä käytäntöjä tai niiden puutteita muista ympärillämme tapahtuvista asioista: esimerkiksi kun kotiin on tulossa siivooja tai urakoitsija, meitä on yritetty tavoittaa paketin toimituksen takia, tai kun läheisemme tarvitsee hoivatyöntekijän apua.

Usein oven avaaminen ulkopuoliselle on poikkeustilanne, joka edellyttää meiltä yhä paikallaoloa. Tämä puolestaan voi aiheuttaa arjessa erinäisiä haasteita ja erikoisjärjestelyjä. Sama ilmiö koskee laajemmin avainhallintaan liittyvien ratkaisujen tekoa: asioihin tartutaan hyvin usein vasta, kun huomataan ongelma, tapahtuu vahinko tai väärinkäytös. Tällöin verrataan asioiden nykytilaa toivottuun toimintamalliin ja havahdutaan, etteivät asiat onnistukaan, kuten luultiin. Vasta haasteiden tai muutosten edessä tiedostetaan, että hallinnointitavoissa olisi parantamisen varaa.

Pääsynhallintajärjestelmien määrä kasvaa samalla, kun yksittäisten lukkojen tarve vähenee. Tähän vaikuttavat muun muassa avokonttorien määrän kasvu, yhteiskäyttötilojen yleistyminen sekä järkevämpi kulkualuesuunnittelu. Yhteisiä tiloja hyödynnetään nykyään vapaammin ja vain tarvittavat alueet rajataan pois eri käyttäjäryhmien pääsyoikeuksista.  

Asukasvaihtuvuus sekä huoneistojen ja tilojen monikäyttöisyys lisääntyvät, mikä tarkoittaa yksittäiselle tilalle käyttäjämäärän kasvua. Esimerkiksi yritysten, yhteisöjen ja kaupunkien omistamat tilat halutaan avata tarvittaessa muillekin, jolloin kulkutunnisteita on tarve jakaa enemmän kuin mihin olemme tottuneet. Myös asuinkiinteistöjen ja asukkaiden käyttämä palveluverkosto monipuolistuu koko ajan, mikä osaltaan lisää tarvetta pääsyoikeuksien hallinnalle.

Sähköinen lukitus muuttaa ajattelutapojamme

Ilman uudenlaisia lukitusratkaisuja emme tähän pystyisi. Fyysisten, sarjoitettujen avainten teettäminen kasvavalle joukolle ihmisiä, ja varsinkin tällaisten kulkuoikeuksien poisto tarkoittaisi valtavaa määrää uusien lukostojen tai lukkojen asennuksia ja sitä kautta suuria kuluja. Koska avaimina toimivat nykyään esimerkiksi mobiilisovellukset, biometriset tunnisteet ja koodit tai näiden yhdistelmät, myös ylläpito on helpompaa: riittää, että kulkuoikeudet annetaan järjestelmässä tietylle henkilölle tai kulkutunnisteelle ja oikeus poistetaan tarvittaessa sähköisesti puuttumatta fyysiseen tunnisteeseen.

Uudenlaiset lukitusratkaisut ovat muuttaneet myös käyttäjien odotuksia lukitusjärjestelmiä kohtaan. Haluamme toisen tyyppisiä asioita kuin olemme toivoneet aikaisemmilta ratkaisuilta. Muun verkkokäyttäytymisemme kehitys näkyy myös lukituspuolella ja sanelee, millaisia ratkaisuja  haluamme ostaa: toivelistalla ovat nyt digitaalisuus, helposti tehtävät muutokset, joustavat maksutavat ja nopea ylläpito. Tahdomme myös tietää, kuka tilojamme on käyttänyt ja toisaalta estää tarvittaessa nopeastikin pääsyoikeudet tiettyihin tiloihin.

Käyttäjien toiveet taas sanelevat ostajille tiettyjä asioita. Esimerkiksi automatisoinnit ja integroinnit järjestelmien välillä ovat tarpeen, jotta henkilötietoja sekä maksuihin ja käyttölupiin liittyviä varaustietoja on helpompi ylläpitää ja hallinnoida. Ylläpidolla onkin ratkaiseva merkitys kulunhallinnan turvallisuustason toteutumiseen, muutosten hallintaan ja järjestelmän koko käyttöiän aikaisiin kustannuksiin. Merkityksen ovat ymmärtäneet myös kiinteistöjen omistajat, turvallisuuspäälliköt, isännöitsijät ja muut turvateknisten järjestelmien hankkijat, eivätkä he katso enää turvajärjestelmän hankintaa kertainvestointina vaan jatkuvampana kuluna.

Avainhallinta on kokonaisuus, jossa niin järjestelmälle, päivittäisille tapahtumille, valvonnalle sekä seurannalle ja kehitykselle täytyy löytyä vastuutaho. Hankinnassa ja käytössä tulee ottaa huomioon verkkojen toimivuus, asentajien osaaminen, tietoturva- sekä tietosuoja-asiat ja järjestelmän pääkäyttäjäosaaminen. Hankittavien järjestelmien tekniset toiminnallisuudet ja tiedot täytyy sovittaa yhteen, sekä järjestelmille luoda yhteiset toimintaperiaatteet. Tämä toteutuu parhaimmillaan usean eri osaston ja organisaation yhteistyönä, osana muuta päivittäistoimintaa.

Yksi avainhallinnan organisoinnin suurimpia kompastuskiviä on, että järjestelmähanke käynnistetään ja toteutetaan, mutta toimintatavat säilyvät kuitenkin ennallaan. Siis teemme innostuneen digiloikan moderniin järjestelmään, mutta emme muuta ylläpitoamme yhtä moderniksi. Jos kulunhallintaa ylläpitävä taho ei tee käyttäjän arjesta joustavaa, hän keksii kyllä oman ratkaisunsa asioiden helpottamiseen. Käyttäjälähtöiset keksinnöt käyvät usein huomattavasti kalliimmiksi kuin huolellisesti ja järkevästi toteutettu avainhallinta.

Teknisiä kyvykkyyksiä tärkeämpää on turvallinen käyttö

Kulkemisen järjestelmien käyttökokemus ja turvallisuus syntyvät ennen kaikkea hyvästä ylläpidosta, eivät järjestelmän teknisistä kyvykkyyksistä tai tiettyjen standardien ja suojausten noudattamisesta. Järjestelmien pääkäyttötaidot ovat kuitenkin vaihtelevia ja osaamista on vaikea todentaa, mikä tekee investoinnin ja ylläpidon laadun varmistamisesta vaikeaa.

Viimeaikaiset muutokset lainsäädännössä ohjaavat meitä tekemään parempia päätöksiä turvateknisten järjestelmien asentamisesta ja ylläpidosta. Turvaurakoinnin luvanvaraisuutta säätelevä laki auttaa seuraamaan, ketkä järjestelmien kautta operoivat, ja tuo avoimuutta ja luottamusta toimijoihin. Tietosuojaa säätelevä laki herättelee siihen, että kaikki kulkemisen järjestelmät sisältävät henkilötietoja, mikä korostaa järjestelmien ylläpidosta ja tietojen säilytyksestä tehtävien ohjeistusten tärkeyttä.

Pohjatyö järjestelmien ja palveluntarjoajien valinnassa kannattaa tehdä kunnolla, sillä hyvin toteutetulla avainhallinnalla on monta tyytyväistä käyttäjää. Kestävä ja turvallinen avainhallinta varmistaa myös hankituille kulkemisen järjestelmille mahdollisimman tarkoituksenmukaisen käytön, turvallisuuden sekä kohtuulliset elinkaarikustannukset.  

Helpota käyttäjien päivittäistä elämää

Käyttäjien osaamistaso sähköisten lukitusjärjestelmien käyttöön vaihtelee aina näppärästä mobiilikäyttäjästä digitaalisia työkaluja taitamattomiin tai jopa inhoaviin. Avainpalvelun tekijä on siis monen tuulen välissä. Hyvä ohjenuora hänelle on: avainhallinta pitää organisoida niin, että se mahdollistaa normaalin elämän.