Avainhallinnan voi ulkoistaa, mutta palvelun tarkkaa sisältöä ei saa jättää määrittelemättä

Avainhallinnan käytännön tekemisestä käydään paljon keskustelua , eikä suotta. Aihe on erittäin tärkeä. 

Aiheen nosti esille Isännöintiliiton Kotitalo-lehti 7/2019 Laki&Sopimus osiossa. Lehden kehoitus on, että avainhallinta kannattaa ulkoistaa. Samaa aihetta sivusi myös 1.12. 19 Helsingin Sanomien Kysy asumisesta- palstalla kysymys: Onko taloyhtiöllä lupa teettää avaimia remontin tekijöille? 

Avainhallintapalvelun hankinta

Oli kyse sitten taloyhtiön, teollisuuslaitoksen tai julkishallinnon kiinteistöstä, palvelun hankkiminen ulkoistettuna on ihan varteenotettava vaihtoehto. On kuitenkin huomioitava, että avainhallinnan tilanne ja siten kohteen turvallisuus voi äärimmillään huonontua, ellei hankittavaa palvelusisältöä tarkenneta. 

​
Riippumatta kuka avainhallintaa tekee, tulee varmistua ainakin seuraavista asioita:

• Onhan avainvastuullisella tiedossa todellinen avainmäärä?  Liian harvoin tarkistetaan järjestelmästä tai toimittajilta todellinen avainmäärä. Esim. taloyhtiökohtaisten yleisavainten määrä on usein hallitsemattoman suuri.
• Kuka vastaa ja miten määräaikaisten avainlainojen valvonnasta? Kuka tai mikä taho reagoi, kun lainassa ollut avain ei palaudu?
• Miten avainten käyttäjä esim. urakoitsija on vastuutettu avainten käytön osalta ja miten käyttö valvotaan?
• Missä ja miten  avaimia fyysisesti säilytetään?
• Missä järjestelmässä avainkirjanpito on? Ohjelmisto – vihko, kiinteistöhallintajärjestelmä… posti-it laput, jne. ja vastaako se sitä mitä sen halutaan olevan?
• Avainhallinnassa on elementtejä, joissa vaaditaan laajempaa ammattitaitoa ja turvallisuusalan elinkeinolupaa, joten valitse toimija huolella.

Avainhallinnan hankinnan osalta kannattaa myös selkeyttää mitä palvelujen osioita ulkoistetaan.

Ajattelemme usein, että avainhallinta on vain avainten luovutusta ja palautusta.  Alla olevassa kuvassa on havainnollistettu millaisista osa-alueista avainhallinta saattaa koostua. Tässä on runsaasti kohde- ja organisaatiokohtaisia eroja. Lukitusjärjestelmät modernisoituvat ja avainhallinta vaatii yhä enemmän myös pääkäytöllistä osaamista. Avainhallinnalla on huomaamatta myös ratkaiseva merkitys mm. urakoitsijahallintaan.

Kotitalo-lehden jutussa muistutetaan osuvasti ”Avainhallinnan organisointi kuuluu lakimääräiseen isännöintiin” – tässä yhteydessä on siis hyvä huomioida, että se ei tarkoita, että isännöintitoimiston tulisi tehdä se itse.  Jos isännöitsijä kuitenkin tekee, avainhallinnan sisältö on yhtä tärkeää avata kuin sen tekisi turvaurakoitsija,  kiinteistöpalvelu tai muu ulkoistettu toimija. 

Kirjoittaja on KeyConin turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen, tutustu muihin kirjoituksiin >>