Turvallisuus on avainasia
Podcastissä turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen kertoo mm. mitä avainhallinnassa tapahtuu ja mitkä asiat vaikuttavat avainhallintaan sekä mitä kaikkea avainturvallisuus pitää sisällään ja mitä tulee huomioida mm. automatisoinnin myötä.
Kuljetpa kotiin, toimistolle, kauppaan, tai autoon, avaimet kulkevat mukanasi hiljaisen tyytyväisinä. Huomaat avaimet vain, kun saat niiden myötä pääsyn uuteen paikkaan, käytät niitä oven avaamiseen tai kun ne eivät olekaan siellä, minne luulit ne jättäneesi. Avainten sijaan huomaamme avainhallintaan liittyviä käytäntöjä tai niiden puutteita muista ympärillämme tapahtuvista asioista: esimerkiksi kun kotiin on tulossa siivooja tai urakoitsija, meitä on yritetty tavoittaa paketin toimituksen takia, tai kun läheisemme tarvitsee hoivatyöntekijän apua.
Usein oven avaaminen ulkopuoliselle on poikkeustilanne, joka edellyttää meiltä yhä paikallaoloa. Tämä puolestaan voi aiheuttaa arjessa erinäisiä haasteita ja erikoisjärjestelyjä. Sama ilmiö koskee laajemmin avainhallintaan liittyvien ratkaisujen tekoa: asioihin tartutaan hyvin usein vasta, kun huomataan ongelma, tapahtuu vahinko tai väärinkäytös. Tällöin verrataan asioiden nykytilaa toivottuun toimintamalliin ja havahdutaan, etteivät asiat onnistukaan, kuten luultiin. Vasta haasteiden tai muutosten edessä tiedostetaan, että hallinnointitavoissa olisi parantamisen varaa.
Useimmat meistä ovat yhä tottuneet siihen, että kulkemiseen liittyvien käytäntöjen pikainen muuttaminen on hankalaa. Uuden avaimen teettäminen, vanhojen takaisin metsästäminen ja etenkin lukkojen vaihto ovat kalliita ja jopa välteltäviä asioita. Etsitään mieluummin kiertotie, jonka turvin pärjätään nykyisellä järjestelmällä, kuin pohditaankaan uuteen vaihtoa.
Avainten ja avainhallinnan ei enää tarvitse olla monimutkaista (ja harmaita hiuksia aiheuttavaa), sillä kulkemisen järjestelmät ovat kehittyneet valtavasti viime vuosina.
Pääsynhallintajärjestelmien määrä kasvaa samalla, kun yksittäisten lukkojen tarve vähenee. Tähän vaikuttavat muun muassa avokonttorien määrän kasvu, yhteiskäyttötilojen yleistyminen sekä järkevämpi kulkualuesuunnittelu. Yhteisiä tiloja hyödynnetään nykyään vapaammin ja vain tarvittavat alueet rajataan pois eri käyttäjäryhmien pääsyoikeuksista.
Asukasvaihtuvuus sekä huoneistojen ja tilojen monikäyttöisyys lisääntyvät, mikä tarkoittaa yksittäiselle tilalle käyttäjämäärän kasvua. Esimerkiksi yritysten, yhteisöjen ja kaupunkien omistamat tilat halutaan avata tarvittaessa muillekin, jolloin kulkutunnisteita on tarve jakaa enemmän kuin mihin olemme tottuneet. Myös asuinkiinteistöjen ja asukkaiden käyttämä palveluverkosto monipuolistuu koko ajan, mikä osaltaan lisää tarvetta pääsyoikeuksien hallinnalle.
Ilman uudenlaisia lukitusratkaisuja emme tähän pystyisi. Fyysisten, sarjoitettujen avainten teettäminen kasvavalle joukolle ihmisiä, ja varsinkin tällaisten kulkuoikeuksien poisto tarkoittaisi valtavaa määrää uusien lukostojen tai lukkojen asennuksia ja sitä kautta suuria kuluja. Koska avaimina toimivat nykyään esimerkiksi mobiilisovellukset, biometriset tunnisteet ja koodit tai näiden yhdistelmät, myös ylläpito on helpompaa: riittää, että kulkuoikeudet annetaan järjestelmässä tietylle henkilölle tai kulkutunnisteelle ja oikeus poistetaan tarvittaessa sähköisesti puuttumatta fyysiseen tunnisteeseen.
Uudenlaiset lukitusratkaisut ovat muuttaneet myös käyttäjien odotuksia lukitusjärjestelmiä kohtaan. Haluamme toisen tyyppisiä asioita kuin olemme toivoneet aikaisemmilta ratkaisuilta. Muun verkkokäyttäytymisemme kehitys näkyy myös lukituspuolella ja sanelee, millaisia ratkaisuja haluamme ostaa: toivelistalla ovat nyt digitaalisuus, helposti tehtävät muutokset, joustavat maksutavat ja nopea ylläpito. Tahdomme myös tietää, kuka tilojamme on käyttänyt ja toisaalta estää tarvittaessa nopeastikin pääsyoikeudet tiettyihin tiloihin.
Käyttäjien toiveet taas sanelevat ostajille tiettyjä asioita. Esimerkiksi automatisoinnit ja integroinnit järjestelmien välillä ovat tarpeen, jotta henkilötietoja sekä maksuihin ja käyttölupiin liittyviä varaustietoja on helpompi ylläpitää ja hallinnoida. Ylläpidolla onkin ratkaiseva merkitys kulunhallinnan turvallisuustason toteutumiseen, muutosten hallintaan ja järjestelmän koko käyttöiän aikaisiin kustannuksiin. Merkityksen ovat ymmärtäneet myös kiinteistöjen omistajat, turvallisuuspäälliköt, isännöitsijät ja muut turvateknisten järjestelmien hankkijat, eivätkä he katso enää turvajärjestelmän hankintaa kertainvestointina vaan jatkuvampana kuluna.
Valitettavasti avainhallinnan vastuuhenkilöiden löytäminen on monessa organisaatiossa yhä pallottelua eri työntekijöiden tai osastojen välillä, jolloin kokonaisvastuuta ei kanna kukaan. Sama vastuun pallottelu jatkuu hankesuunnittelussa: on epäselvää, kuuluuko turvaurakka osaksi sähkö- vai ICT-urakkaa, vai onko se omansa. Vaikka kulkemisen hallinnan ratkaisut hakevatkin vielä paikkaansa, on turvatekniikan hankkiminen nykypäivänä ennen kaikkea ICT-hanke: modernin tietojärjestelmäratkaisun ylläpito on aivan eri asia kuin normaalien lukkojen ylläpito niin investoinnin kuin käytönkin osalta.
Avainhallinta on kokonaisuus, jossa niin järjestelmälle, päivittäisille tapahtumille, valvonnalle sekä seurannalle ja kehitykselle täytyy löytyä vastuutaho. Hankinnassa ja käytössä tulee ottaa huomioon verkkojen toimivuus, asentajien osaaminen, tietoturva- sekä tietosuoja-asiat ja järjestelmän pääkäyttäjäosaaminen. Hankittavien järjestelmien tekniset toiminnallisuudet ja tiedot täytyy sovittaa yhteen, sekä järjestelmille luoda yhteiset toimintaperiaatteet. Tämä toteutuu parhaimmillaan usean eri osaston ja organisaation yhteistyönä, osana muuta päivittäistoimintaa.
Yksi avainhallinnan organisoinnin suurimpia kompastuskiviä on, että järjestelmähanke käynnistetään ja toteutetaan, mutta toimintatavat säilyvät kuitenkin ennallaan. Siis teemme innostuneen digiloikan moderniin järjestelmään, mutta emme muuta ylläpitoamme yhtä moderniksi. Jos kulunhallintaa ylläpitävä taho ei tee käyttäjän arjesta joustavaa, hän keksii kyllä oman ratkaisunsa asioiden helpottamiseen. Käyttäjälähtöiset keksinnöt käyvät usein huomattavasti kalliimmiksi kuin huolellisesti ja järkevästi toteutettu avainhallinta.
Kulkemisen järjestelmien käyttökokemus ja turvallisuus syntyvät ennen kaikkea hyvästä ylläpidosta, eivät järjestelmän teknisistä kyvykkyyksistä tai tiettyjen standardien ja suojausten noudattamisesta. Järjestelmien pääkäyttötaidot ovat kuitenkin vaihtelevia ja osaamista on vaikea todentaa, mikä tekee investoinnin ja ylläpidon laadun varmistamisesta vaikeaa.
Viimeaikaiset muutokset lainsäädännössä ohjaavat meitä tekemään parempia päätöksiä turvateknisten järjestelmien asentamisesta ja ylläpidosta. Turvaurakoinnin luvanvaraisuutta säätelevä laki auttaa seuraamaan, ketkä järjestelmien kautta operoivat, ja tuo avoimuutta ja luottamusta toimijoihin. Tietosuojaa säätelevä laki herättelee siihen, että kaikki kulkemisen järjestelmät sisältävät henkilötietoja, mikä korostaa järjestelmien ylläpidosta ja tietojen säilytyksestä tehtävien ohjeistusten tärkeyttä.
Pohjatyö järjestelmien ja palveluntarjoajien valinnassa kannattaa tehdä kunnolla, sillä hyvin toteutetulla avainhallinnalla on monta tyytyväistä käyttäjää. Kestävä ja turvallinen avainhallinta varmistaa myös hankituille kulkemisen järjestelmille mahdollisimman tarkoituksenmukaisen käytön, turvallisuuden sekä kohtuulliset elinkaarikustannukset.
Käyttäjien osaamistaso sähköisten lukitusjärjestelmien käyttöön vaihtelee aina näppärästä mobiilikäyttäjästä digitaalisia työkaluja taitamattomiin tai jopa inhoaviin. Avainpalvelun tekijä on siis monen tuulen välissä. Hyvä ohjenuora hänelle on: avainhallinta pitää organisoida niin, että se mahdollistaa normaalin elämän.
Ammattimaisen avainpalvelun ABC – oppaan avulla voit hahmottaa avainhallinnan kokonaisuutta sekä saada näkökulmaa ja vinkkejä omien avainhallinta-asioidesi käsittelylle.
Erityisesti voit oppaasta hakea opastusta ja innostusta mahdollisten puutteiden korjaamiseen, sekä juuri sinun yrityksellesi parhaiden ratkaisujen hakemiseen. Opas antaa myös arvokasta näkemystä turvajärjestelmien investoinneista ja ylläpidon laadusta vastaaville.
Avain ei välttämättä ole enää pelkkä metallinen esine: avaimena voi toimia puhelin, koodi tai vaikka sormenjälki. Joskus saat samaan kohteeseen useamman erilaisen avaimen. Avain, tunniste, tägi, kulkukortti, sormenjälki, applikaatio tai aktivointikoodi kännykässä – mikä tahansa lukituksen avaamisen väline on yhtä kuin avain.
Lukitus- ja kulunhallintajärjestelmien ohjelmointia ja esimerkiksi avainten aktivointia ja passivointia kutsutaan myös pääkäyttötyöksi. Avainpalvelua ja lukitus- ja kulunhallintajärjestelmien pääkäyttötyötä tehdään avainpalvelupisteissä ja palvelukeskuksissa. Yksittäisen kiinteistön lukitus tai kulunhallintajärjestelmästä rakenteesta ja teknisestä kokonaisuudesta riippuen pääkäyttötyötä voidaan tehdä myös etänä.
Avainpalvelutapahtuma ei siis aina tarvitse fyysistä asiointia avainpalvelupisteessä. Avaimia, kulkutunnisteita tai avausoikeuksia voidaan aktivoida ilman mitään erillistä avainta hyödyntäen mm. mobiilitoimintoja.
Pääkäyttötyössä on kiinnitettävä erityistä huomiota tekijöiden osaamiseen. Jokaisessa järjestelmätyypissä on omia erikoispiirteitä ja työtä tekevällä tulee olla osaaminen juuri niihin järjestelmiin, joita hallinnoi. Pääkäyttötyötä tekevällä tulee olla myös hyvät ja informatiiviset kohdetiedot ja dokumentaatio jotta tarvittaessa pystytään tarkemmin selvittämään esim. ongelmatilanteet.
Itse palvelutapatuman osalta on tärkeä pystyä indentifioimaan, eli sen varmistamaan, että käyttöoikeus menee juuri sille henkilölle, jolla on siihen oikeus. Henkilöllisyyden varmentamisessa voidaan tarpeen mukaan käyttää jopa pankkitunnistautumisen kaltaisia varmistuksia.
Tyypillisesti avainpalvelun tekijä saa tiedon avain- ja/tai kulkuoikeustarpeesta jonkin sovitun toimitavan tai järjestelmän kautta ja suorittaa työtehtävän sen perusteella.
Kulkuoikeuden varmentamiseen tai niin sanottuun luvittamiseen hyödynnetään myös muun muassa urakoitsijahallintasovelluksia, jossa varmistetaan samalla sekä yrityksen ja sen työntekijöiden tilaajavastuuvelvoitteiden toteutuminen, että avaintarpeen käyttöaika ja kulkuoikeudet. Avaimien ja tunnisteiden voimassaolo voi myös olla sidottu esim. urakointiaikaan tai vaikka tietyn luvan voimassaoloon. Tällaisia esimerkkejä on mm. tapaukset joissa, avaimen voimassaoloaika on sidottu työntekijän työturvallisuuskortin tai vaikkapa hygieniapassin voimassaoloon. Erityisesti rakennustyömaalla kulkuoikeuden saaminen edellyttää myös perehdytyksen suorittamista ja yrityksen sekä yksittäisen työntekijän verotietojen tarkistamista. Avaimen voimassaoloon ja kulkuoikeuden hallintaan on siten myös liitetty laajempaa seurantaa, jolla varmistetaan muut turvallisuusasiat sekä harmaan talouden torjunta.
Kirjoitus on ote kirjasta Ammattimaisen avainpalvelun ABC
Tarvitsetko apua avainhallinnan organisoimiseen? Ota yhteyttä. https://www.keycon.fi/yhteys/
Kirjoittaja on KeyConin turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen
KeyCon on erikoistunut avain- ja tunnistehallinnan ylläpidon ja toteutuksen tukemiseen. Emme myy lukkoja, avaimia tai turvatekniikkaa, vaan autamme asiakasta löytämään ratkaisuja ja kustannustehokkaita toimintatapoja jo hankittujen tai hankittavien turvateknisten järjestelmien ylläpitoon.
Edit 9.10.20
Missä ohjelmistossa hallitsen avaimet? Mitä järjestelmää suosittelet tähän? Yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita kuulen ja siksi pyrinkin nyt avaamaan kokonaisuutta tarkemmin.
Avainhallintajärjestelmä valitaan tapauskohtaisesti. Joissakin tapauksissa avainpalvelussa on tarve käyttää useita eri järjestelmiä. Elektronisia lukitus-ja kulunhallintajärjestelmiä käytetään järjestelmäkohtaisten ohjelmistojen kautta, joissa lähes kaikissa on avainhallinta-ominaisuus. Järjestelmään voidaan siten kirjata myös avainhaltijatietoja ja usein myös määritellä oikeuksien tai avainten voimassaoloajat. Lukitus- ja kulunhallintajärjestelmän hallinnointiohjelmiston ominaisuudet vaihtelevat järjestelmäkohtaisesti.
Mekaaniset avaimet tarvitsevat yleensä oman hallinnointiohjelmiston. Tähän löytyy vaihtoehtoja sekä lukkovalmistajien edustajilta että ohjelmistotoimittajilta. Myös avainpalvelua tekevät yritykset ovat räätälöineet omia ohjelmistojaan sekä työvälineeksi, että myytäväksi ohjelmistotuotteeksi. Myös osa kiinteistöhallintajärjestelmistä sisältää avainhallinta-ominaisuuden tai kyseinen ominaisuus on integroitavissa lukitusjärjestelmän tietojen kanssa.
Markkinoilta löytyy myös ns. alustaratkaisuja, joissa voidaan yhdistää eri järjestelmistä tuleva avainyksilötieto ja hallinoida niitä keskitetysti.
Se, missä järjestelmässä avainyksilökirjanpito tehdään, tulee päättää kohdekohtaisesti. Valittavaan järjestelmään tai järjestelmiin vaikuttaa hyvin usein myös se, kuka avainpalvelua hoitaa, millaisia ja kuinka monta eri tyyppistä lukitus- tai kulunhallintajärjestelmää hänellä on hoidettavanaan.
Avainpalvelupiste, jossa käsitellään ja hallinnoidaan esimerkiksi useiden erilaisten kohteiden avaimia, voi käytännössä tarkoittaa sitä, että hallittavana on kymmeniä eri järjestelmiä ja avaintyyppejä ja jopa satoja kohteita. Vastaavasti avainpalvelupiste, jossa hoidetaan yhden yksittäisen rakennuksen avainhallintaa, tarkoittaa korkeintaan muutamaa tai jopa vain yhtä järjestelmätyyppiä.
Valittavat hallinnointijärjestelmät ja työhön käytettävät muut työvälineet määräytyvät siis hyvin tapauskohtaisesti.
On myös hyvä muistaa että avainten hallinnointi ei ole aina johonkin metalliseen tai muoviseen tuotteeseen sidottuja vaan työssä voi olla kyse esim. mobiilitunnisteiden aktivoimisesta. Tällöin avainpalvelupisteen fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä vaan koko työvaihe tehdään etänä.
Ennen varsinaista järjestelmävalintaa on hyvä selkeyttää mitkä ovat osapuolet ja tekijät omassa avainhallinnassa. Riippuen kiinteistötyypistä ja toimijasta avainhallinnan työtehtävät voivat jakautua usealle eri osapuolelle. Osapuolien selkeän tehtäväjaon lisäksi tulee miettiä onko tarpeen käyttää samaa järjestelmää vai jokaisen toimijan eri järjestelmää. Alla olevassa kuvassa on esimerkit miten tehtävä voivat jakautua.
Avainpalvelua hoitava yksikkö tai palveluntuottaja saattaa käsitellä toimessaan useita eri lukitus- ja kulunhallintajärjestelmiä sekä avaimia ja näillä kaikilla voi olla oma hallinnointiohjelmistonsa. Tässä yhteydessä on jälleen myös hyvä tiedostaa tietosuojaan ja henkilörekistereihin liittyvät asiat, mitä henkilötietoja missäkin järjestelmässä säilytetään.
Avainhaltijatiedon kirjaamisen lisäksi on yleensä tarve pitää kirjaa myös työtehtävistä tai vähintään siitä, kenen luvalla ja millä perusteella avain on annettu. Osa avainhallintaan tarkoitetuista ohjelmistoista mahdollistaa tällaisen avainluovutustapahtumaan liittyvän toimenpideseurannan ja osa ei. Tällöin itse tapahtumakirjanpito tai tikettiseurannaksi kutsuttu työnohjaus on vielä erillisessä omassa järjestelmässään.
Riippumatta järjestelmästä avainluovutuksissa tulee huomioida, mihin avaimen vastaanottaja sitoutetaan, eli minkä tekstin vastaanottaja allekirjoittaa ja hyväksyy. Osa järjestelmistä tarjoaa valmiin kirjauslomakkeen tai jopa mahdollisuuden sähköiseen allekirjoitukseen. Näissäkin tapauksissa on hyvä huomioida ehdot, joihin vastaanottaja sitoutetaan. Selkeillä ehdoilla muistutetaan käyttäjää avainten käsittelystä ja kerrotaan muun muassa se, mitä pitää tehdä, jos avain katoaa. Allekirjoitetuista ehdoista on hyvä antaa myös paperikopio tai esim. sähköpostivahvistus avaimen vastaanottajalle tarvittaessa.
Toimijasta ja toiminnasta riippuen eri järjestelmien tietoja on joskus syytä integroida, mutta on myös tilanteita, joissa integrointi ei ole työn tekemisen tai hallittavuuden kannalta mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
Fyysinen avainkuittaus voi tapahtua perinteisellä allekirjoituksella, joka arkistoidaan mappiin tai skannattuna arkistoon. Enenevässä määrin ovat kuitenkin yleistymässä järjestelmät, joihin allekirjoitus tai vastaanottokuittaus on mahdollista tallentaa digitaalisena.
Tekstimalleja avainkuittauksiin löydät https://www.keycon.fi/kurssi/lomakkeita-ja-asiakirjapohjia-avainhallintaan/
Palataan alkuperäiseen kysymykseen: Missä ohjelmistossa hallitsen avaimet? Mitä järjestelmää suosittelet tähän? Tähän ei ole yhtä selkeää vastausta, vaan avainhallintajärjestelmä valitaan tarpeen mukaan.
Mikäli tarvitset apua oman avainhallintakokonaisuuden käytännön asioihin, autan mielelläni. Jätä yhteydenottopyyntö tästä»
Kirjoittaja on KeyConin turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen »
Kustantaja: Kiinteistöalan Kustannus »
Kirjan on kirjoittanut turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen
Tarvitsetko apua avainhallinnan organisoimiseen? Ota yhteyttä »
KeyCon on erikoistunut avain- ja tunnistehallinnan ylläpidon ja toteutuksen tukemiseen. Emme myy lukkoja, avaimia tai turvatekniikkaa, vaan autamme asiakasta löytämään ratkaisuja ja kustannustehokkaita toimintatapoja jo hankittujen tai hankittavien turvateknisten järjestelmien ylläpitoon.
Taloyhtiöiden aktiivisen yhtiökokousajan lähestyessä on hyvä muistuttaa, että avainhallintaan liittyvät asiat tulee nostettua keskusteluun. Tapaan paljon isännöitsijöitä, jotka tuskailevat kohteiden vanhaa lukituskantaa ja sen mukanaan tuomia haasteita. Olen suositellut, että asia kannattaa nostaa ihan yhtiökokouksen aihelistalle ja käydä tilannekatsauksen omaisesti läpi mikä on tilanne.
Tilannekatsaukseen on hyvä koostaa tieto:
Tilannekatsauksessa voidaan todeta, että lukitus on vanha ja avainhallintaa ei voida enää aukottomasti tehdä, mutta asialle ei juuri nyt tehdä mitään tai sitten päädytään budjetoimaan tai toteuttamaan uudistus. Tärkeintä on, että päätös on kirjattu. Tällöin isännöitsijäkin saa aiheesta vastuunvapauksen, hän on kuitenkin valveutuneena taloyhtiön etujen valvojana tuonut asian käsittelyyn ja asian käsittelystä jää pöytäkirjaan merkintä.
https://www.kiinteistolehti.fi/blogi/lukitus-uusiksi-vai-sittenkin-putkiremontti-ensin/