Avainturvallisuus taloyhtiöissä.
Kulunhallinta digiloikkaa – miten hoidamme kiinteistöjen avainturvallisuuden ja varmistamme kulkuoikeuden oikeille henkilöille?
Lue lisää ja ilmoittaudu >
Webinaari avainturvallisuudesta ja kulunhallinnasta 21.10.2020
Avainturvallisuus taloyhtiöissä
Kulunhallinta digiloikkaa – miten hoidamme kiinteistöjen avainturvallisuuden ja varmistamme kulkuoikeuden oikeille henkilöille?
Avainturvallisuudesta ja kulunhallinnasta kiinnostuneille maksuton Teams-webinaari, alustajana on turvallisuusasiantuntija Mirva Viljakainen, KeyCon.
Aika: 21.10.2020 klo 16
Järjestäjä: Helsingin Pelastusliitto
Avaimet ja avainhallinta murroksessa – muista nämä viisi asiaa Kiinteistölehti 21.8.2020
Ammattimaisen avainpalvelun ABC -kirjan (Kiinteistömedia Oy) julkistustilaisuus järjestettiin torstaina 20.8. Sofia Bistrossa Helsingissä. Kiinteistömedia Oy:n ja Keyconin järjestämään miniseminaariin saapui viitisenkymmentä kutsuttua kiinteistö- ja turvallisuusalan asiantuntijaa kuulemaan avainturvallisuuden uusista tuulista.
Tilaisuudessa kuultiin asiantuntijapuheenvuorot Mirva Viljakaiselta (KeyCon), Mats Fagerströmiltä (Helen-konserni), Kari Niemeltä (Premico Kodit) ja Aku Pänkäläiseltä (Finanssiala ry). Myös Kiinteistömedia Oy:n Maria Kangasluoma oli mukana kertomassa Ammattimaisen avainpalvelun ABC -oppaasta.
Tilaisuudessa kuultujen asiantuntijoiden sanoma kiteytyi muutamaan perusasiaan:
- Avaimet ja avainhallinta ovat olleet valtavassa murroksessa viime vuosina. Perinteisten, mekaanisten avainten rinnalle on tullut erilaisia elektronisia avaimia. Uusia avainratkaisuja tarvitaan, koska tilojen käyttö monipuolistuu ja käyttäjämäärät kasvavat (mm. julkiset tilat), samalla kun turvallisuusvaatimukset tiukentuvat.
- Elektronisten avainten/tunnisteiden käytöllä on mahdollista parantaa kiinteistön turvallisuutta. Yksittäisiä avaimia ei tarvita niin paljon kuin ennen, ja toisaalta eri avainten käyttöä voidaan seurata. Myös avaimen kuoletus on helppoa, eikä lukkoja tarvitse välttämättä enää sarjoittaa uudelleen avainten kadotessa.
- Avainturvallisuuteen vaikuttaa paitsi avainten käyttö myös niiden oikea säilytystapa. Avaimia on säilytettävä asianmukaisesti avainsäilöissä ja -kaapeissa. Reittiavainten käyttö lisääntyy ja vähentää tarvetta yleisavaimille, joiden käyttöön liittyy aina suuri turvallisuusriski. Myös Finanssiala ry:n suojeluohjeet asettavat velvoitteita avainten säilytykselle.
- Avainhallinta kannattaa antaa ammattilaisen hoidettavaksi. Avainhallintaan tarvitaan 2020-luvulla vahvaa asiantuntemusta. Avainhallintaa hoitavan tahon osaaminen ja toiminnan laatu kannattaa varmistaa. Tänä päivänä avainpalvelun on myös oltava joustavaa (esim. avaimenluovutus toimistoaikojen ulkopuolella). Turvallisuusalan ammattilainen kannattaa pyytää apuun, kun tulee tarve löytää turvallinen, nykyaikainen ratkaisu yrityksen avainhallintaan.
- Avainhallinnassa on täytettävä lakisääteiset velvoitteet. Avainhallinnassa tulee huomioida tietosuojalainsäädäntö sekä muut lakisääteiset velvoitteet. Järjestelmää muuttavia töitä, eli esimerkiksi lukitusjärjestelmän pääkäyttöä, saavat tehdä nykyään vain turvallisuusalan elinkeinoluvan saaneet yritykset.
Avainhallinta kuntoon TOP 10
Muutamalla, melko yksinkertaisella asialla saat avainhallinnan kuntoon. Ensimmäinen ja viimeinen on niistä tärkein ja kaikki siinä välillä on vain työtä ja siihen löytyy tarvittaessa ammattilainen avuksi.
Avainhallinta kuntoon TOP 10
- Arvosta. astaatko avainhallinnasta mutta se ei oikeastaan kiinnosta sinua, eikä asia ei ole sinulle arvokas? Älä turhaan tuhlaa aikaasi tähän sen enempää. Et saa avainhallintaa kuntoon jos et ise arvosta sitä.
- Tunnista eri osa-alueet ja pilko toiminnot mitkä avainhallintaan liittyy.
- Edellytä kuria ja sitoutuneisuutta. Kun luot pelisääntöjä ja ohjeita, edellytä että niiden mukaan toimii kaikki. Myös johtaja sekä alihankkija ja myös poikkeustilanteissa.
- Selvitä roolisi GDPR:n osalta oletko henkilörekisterin osalta käsittelijä vai rekisterinpitäjä ja toteuta sen mukaiset velvoitteet.
- Pohjusta järjestelmän perusteet kuntoon. Hallinoitavan järjestelmän avaukset ja avainmäärät on suorassa suhteessa sen hallittavuuteen.
- Mahdollista tekijöille onnistuminen oikeilla työvälinevalinnoilla ja järkevillä prosesseilla.
- Säilytys ja kuljetus
- Työvälineet ja järjestelmä
- Toimintaohjeet
- Kirjaustapa
- Siivoa ja inventoi fyysiset varastot ja tietosisältö.
- Sitouta avaimen vastaanottaja asianmukaisin velvoittein.
- Auditoi oma toiminta ja palveluntuottaja, sekä mahdollista kehitys.
- Toimi itse esimerkillisesti kaikissa niissä rooleissa joissa vaikutat avainhallintaan.
Mirvan matka avaintenhallinnan asiantuntijaksi
Miten ihmeessä minusta tuli avainhaltija? Rakkaudesta lukkohin se lähti …
”Olen aina ollut utelias ja halunnut tietää, että miten asiat toimivat. Lukkojen kanssa olen ollut tekemisissä 11 –vuotiaasta asti ja olen kasvanut toimialan muutoksen mukana lukkoalan tavarantoimittajasta avainhallinnan ammattilaiseksi.
Historiastani johtuen katson asioita sekä toimittajan, asiakkaan ja kiinteistönomistajan näkökulmasta”
Mikko Sillanpää koosti asian mainiosti kirjoittaessaan tarinani. >>